Étant donné que les transferts sont souvent effectués conjointement par deux parties dans le cadre d'une transaction d'achat et de vente, chacune des parties remplissant des parties différentes, le formulaire de transfert électronique présente une particularité unique : le double verrouillage. Cette fonction permet à l'auteur du transfert d'insérer son contenu et de verrouiller cette partie du formulaire lorsqu'il crée ses pages de signature. Le formulaire et les pages de signature peuvent être envoyés au cessionnaire du transfert qui peut insérer son propre contenu, puis verrouiller la partie du formulaire qui le concerne.
Remarque concernant les mandataires : en lisant le présent guide, vous constaterez qu'il fait plusieurs fois référence à l'auteur et au cessionnaire du transfert qui doivent remplir des parties du formulaire électronique. Nous avons utilisé ces termes pour la simplicité. Cependant, il est important de noter que lorsque le terme auteur du transfert est utilisé, il renvoie également à la partie qui agit au nom de l'auteur du transfert, lorsque cela est normalement autorisé. Le même principe s'applique à l'utilisation du terme cessionnaire du transfert.
Étapes recommandées pour le verrouillage et la sauvegarde
1. L'auteur du transfert remplit les pages de contenu qui le concernent.
2. Sauvegarder une ébauche du formulaire déverrouillé.
• Une fois que vous avez verrouillé la partie du formulaire réservée à l'auteur du transfert, vous n'avez plus la possibilité de déverrouiller le formulaire et de faire des changements. Cet élément de sécurité est destiné à protéger l'auteur du transfert en empêchant le cessionnaire du transfert de déverrouiller et de modifier les pages de contenu de l'auteur du transfert.
• Par conséquent, nous vous recommandons fortement de sauvegarder une ébauche de chaque transfert électronique avant de verrouiller le formulaire. Ainsi, vous aurez une version remplie et déverrouillée que vous pourrez utiliser si vous avez besoin de faire un changement (par exemple, si vous apprenez que votre client a un deuxième prénom que vous ne connaissiez pas).
3. Verrouiller les pages de l'auteur du transfert et créer ses pages de signature.
• Le verrouillage du formulaire produit les pages de signature de l'auteur du transfert.
• Rappel : une fois que la partie du formulaire réservée à l'auteur du transfert est verrouillée, il n'est plus possible de la déverrouiller pour y apporter des changements. Nous avons inclus une note d'avertissement en guise de rappel.
4. Imprimer et remplir les pages de signature de l'auteur du transfert. À cette étape, vous devriez sauvegarder une copie en lui donnant un nom différent de celui que vous avez donné au formulaire déverrouillé lorsque vous l'avez sauvegardé.
5. Créer les pages du cessionnaire du transfert
6. Envoyer les pages de signature originales signées de l'auteur du transfert au cessionnaire du transfert ainsi qu'une copie numérique de la partie du formulaire de transfert électronique rempli par l'auteur du transfert.
7. Le cessionnaire du transfert remplit les pages de contenu qui le concernent.
8. Verrouiller les pages du cessionnaire du transfert et créer les pages de signature du cessionnaire du transfert. Vous devez sauvegarder une copie à cette étape.
• Lorsque la partie du formulaire réservée au cessionnaire du transfert est entièrement remplie, on choisit cette option pour verrouiller le formulaire et empêcher tout changement et créer les pages des preuves du cessionnaire du transfert.
9. Si vous avez besoin de modifier les pages de contenu du cessionnaire du transfert, vous pouvez déverrouiller cette partie du formulaire.
• On ne peut faire aucun changement dans un formulaire verrouillé.
• Si un changement est requis, cette option permet de déverrouiller la partie du formulaire réservée au cessionnaire du transfert afin d'en modifier le contenu. La partie réservée à l'auteur du transfert reste verrouillée.
• Il est important de noter que lorsque le formulaire est déverrouillé, toutes les pages de signature du cessionnaire du transfert créées précédemment deviennent invalides.
• En verrouillant de nouveau le formulaire, on créera de nouvelles pages de signature du cessionnaire du transfert qui devront être à nouveau signées par toutes les parties.
• Pour savoir plus sur ce processus, veuillez consulter la partie intitulée Éléments de sécurité du guide d'utilisation.
10. Le cessionnaire du transfert imprime toutes les pages de contenu et les pages de signature du cessionnaire du transfert.
11. Le cessionnaire du transfert remplit les pages de signature.
12. Rassembler les éléments nécessaires à l'enregistrement du transfert électronique. Cela comprendra les pages de contenu et de signature de l'auteur du transfert, les pages de contenu et de signature du cessionnaire du transfert, toute preuve exigée ainsi que la Demande détaillée d'enregistrement avec le paiement.