Documents de remplacement
Lorsqu’un client doit remplacer un document entier à cause d’irrégularités dans le document original, les deux documents doivent être conservés et clairement marqués. Le personnel du bureau des titres fonciers doit marquer le nouveau document comme « élément de preuve supplémentaire, page 1 de 2/élément de preuve supplémentaire, page 2 de 2 » et le document original doit être marqué ainsi : « voir le document supplémentaire ».
Étant donné que les nouveaux documents ne sont que des documents supplémentaires, fournis dans le but de régler ou de corriger des irrégularités dans le document principal, il n’est pas nécessaire d’en faire des copies pour archives du document original. En fait, on peut leur attribuer une date postérieure à celle du document original.
On n’attribue pas de numéro d’enregistrement ni de code à barres aux documents supplémentaires.
Tous ces documents supplémentaires doivent être approuvés par le registraire de district. L’acceptation de documents supplémentaires à la place du rejet n’est possible que si le rejet avait des conséquences inacceptables, de l’avis du registraire de district.