Application
La version complète de la politique en matière de correction est mise à la disposition des avocats et de First Canadian Title. Une version modifiée de la politique en matière de correction est mise à la disposition des banques, des caisses populaires et d’autres prêteurs. Elle leur permet de corriger des hypothèques et des conventions de modification. Certaines corrections particulières peuvent être faites par n’importe quel déclarant.
Communication avec les clients et délai de conservation
Les clients peuvent être contactés par courriel ou par téléphone. Une fois que le client a été contacté, les documents devraient être conservés pendant 10 jours ouvrables. Dans certains cas, les documents peuvent être conservés plus longtemps. La décision à cet égard est discrétionnaire et dépend de facteurs tels que le niveau de communication, la nature de la correction, la difficulté à fournir la correction et les efforts accomplis par le client pour fournir la correction.
Seconde communication
Lorsqu’un client a été contacté et n’a pas répondu, que ce soit en fournissant la correction ou d’une autre façon, il ne doit pas y avoir de seconde communication avec le client. La série de documents doit être rejetée.
Motifs de rejet
Les documents qui peuvent être corrigés ne devraient être rejetés que dans les cas suivants :
• la série de documents contient plus de trois erreurs ou omissions (exception faite des erreurs répétées dans plusieurs documents);
• la série de documents contient une erreur qui ne peut pas être corrigée dans le cadre de la politique;
• le déclarant a demandé par écrit le rejet de la série;
• le déclarant a été contacté conformément à la politique et n’a pas fourni la correction requise en temps voulu.
Remarques concernant la correction
Toutes les remarques concernant la procédure relative aux irrégularités devraient être indiquées sur la formule de revue du document dans eWorkflow. Cela devrait comprendre une liste des irrégularités, un registre de tous les appels ou de tous les courriels envoyés ou reçus, et l’indication qu’un document de correction – tel qu’une lettre, une formule 30 ou un autre document additionnel – a été reçu.