Exigences concernant la lettre de correction
La plupart des erreurs et des omissions contenues dans les documents peuvent être corrigées par lettre, sauf celles qui concernent un témoignage sous serment. Sauf indication contraire de la politique, ces lettres :
- doivent provenir d’un avocat autorisé à exercer le droit au Canada;
- doivent être signées par un avocat;
- peuvent être envoyées par télécopieur ou par courriel, sans nécessité de faire suivre l’original;
- doivent contenir certains éléments minimums :
1. un énoncé clair de la correction à apporter;
2. une déclaration qui prouve que la personne qui signe la lettre est pleinement autorisée à apporter la correction;
3. un énoncé indiquant que la modification à apporter au document est la correction d’une erreur qui ne modifie pas la teneur du document.
Un échantillon de lettre de correction figure à l’annexe 1. Cet échantillon peut être fourni à des avocats.
Lettres de correction incomplètes ou fautives
Lorsqu’une lettre de correction a été fournie et est incomplète ou contient une erreur, et qu’une lettre de correction ultérieure est requise, le personnel chargé de l’examen doit conserver la lettre de correction originale.
Correction apportée en personne par un avocat
Un avocat qui souhaite corriger un document alors qu’il se trouve à notre bureau peut rédiger une lettre de correction si elle est conforme aux lignes directrices indiquées ci-dessus.
Le bureau peut fournir une lettre de correction avec champs libres aux avocats qui se rendent sur place. Celle-ci se trouve à l’annexe 2.
Exception pour les affidavits, les déclarations solennelles et les preuves solennelles
À l’exception de la date de signature, les preuves suivantes requises par la loi ne peuvent pas être corrigées par lettre de correction :
- le contenu des affidavits et des déclarations solennelles. Cela comprend les affidavits quant aux ampliations de titre perdues ou détruites, les affidavits de témoin, et les déclarations d’acheteurs et de vendeurs en vertu de la Loi sur les condominiums;
- les preuves en vertu de la Loi sur la propriété familiale;
- Les preuves d’exemption de taxe en vertu de la Loi sur l’administration des impôts et des taxes et divers impôts et taxes.
Quand la date de signature est soit manquante, soit incomplète sur un affidavit ou sur une déclaration solennelle, on peut obtenir une lettre confirmant la date de signature. Cette lettre doit être signée par le témoin de la signature en question et doit contenir suffisamment de renseignements pour identifier le sujet qui a présenté l’affidavit ou la déclaration solennelle.
Courriels de correction
On peut envoyer un courriel à la place d’une lettre de correction, à condition qu’il réponde aux conditions suivantes :
- Le courriel provient de la personne autorisée à faire la correction. Il ne peut pas provenir du technicien du droit, de l’assistant ou du secrétaire de cette personne.
- Il contient toutes les formulations qui seraient requises dans une lettre de correction.
- Il contient le nom, le poste et les coordonnées de l’expéditeur.
Contrairement à une lettre de correction, le courriel n’a pas besoin d’être signé.