Le partage d’un fichier/dépôt est une fonctionnalité utile lorsque plusieurs personnes doivent avoir accès au contenu d’un fichier/dépôt.
Suivez ces étapes pour partager un fichier/dépôt.
- Cliquez sur le fichier/dépôt que vous souhaitez partager depuis votre espace de travail.
- Cliquez sur le bouton Partage situé dans le coin supérieur droit de la page Détails du fichier.
- Sélectionnez l’utilisateur avec qui partager le fichier/dépôt.
- Dans Titres de propriété en ligne, vous pouvez partager avec n’importe quel autre utilisateur de Titres de propriété en ligne de votre entreprise. Sélectionnez leur nom dans la liste déroulante Nom d'utilisateur.
- Dans Enregistrement électronique, vous pouvez partager avec n’importe quel autre utilisateur de l’Enregistrement électronique de n’importe quelle entreprise. Commencez par sélectionner l’entreprise de l’utilisateur dans la liste déroulante Firme, puis recherchez et sélectionnez l’utilisateur souhaité dans cette entreprise dans la liste déroulante Utilisateur.
- Dans Dépôt du plan, vous pouvez partager avec n’importe quel utilisateur ayant effectué un Dépôt de plan. Sélectionnez l’utilisateur dans la liste déroulante Nom d’utilisateur, et le nom de l’entreprise à laquelle il est associé s’affiche automatiquement.
- (Facultatif) Ajoutez jusqu’à cinq utilisateurs partagés en cliquant sur le bouton Ajouter un utilisateur/Ajouter un autre utilisateur.
- Décider des autorisations des utilisateurs. Accorder toutes les autorisations, aucune ou une combinaison personnalisée d’autorisations. Ne sélectionnez pas toutes les options dans toutes les applications pour accorder un accès en vue seulement.
- Dans Titres de propriété en ligne, vous pouvez accorder aux utilisateurs partagés la possibilité d’ajouter (commander) de nouveaux éléments et/ou de supprimer des éléments déjà présents dans le fichier.
- Dans Enregistrement électronique, vous pouvez accorder aux utilisateurs partagés la possibilité d’ajouter ou de supprimer des documents avant l’enregistrement, de soumettre le fichier pour l’enregistrement et/ou de recevoir des notifications.
- Dans Dépôt du plan, vous pouvez accorder aux utilisateurs partagés la possibilité d’ajouter des commentaires et/ou des documents au dépôt.
- (Facultatif) Si vous partagez fréquemment des fichiers avec les mêmes utilisateurs, sélectionnez l’option Utiliser cette liste de partage pour les nouveaux partages de fichiers pour enregistrer la liste des utilisateurs que vous venez de créer. (Disponible uniquement dans les services d’enregistrement en ligne et d’enregistrement électronique des titres de propriété).
- (Facultatif) Choisissez vos options de notification (disponible uniquement pour l’Enregistrement électronique).
- Cochez les options de la première section pour choisir les notifications que les utilisateurs partagés recevront si vous décidez de les notifier.
- Vérifiez les options de la deuxième section pour déterminer les notifications que vous recevez lorsque les utilisateurs partagés effectuent des actions sur le fichier.
- (Facultatif) Ajoutez des commentaires que tous les utilisateurs partagés peuvent voir. Teranet Manitoba ne voit pas ces commentaires et ils ne sont pas inclus dans votre soumission.
- (Facultatif) Choisissez si vous souhaitez retarder la date de début du partage et/ou définir une durée spécifique pour le partage du fichier/dépôt.
- Confirmez vos choix et partagez le fichier/dépôt.
- Les utilisateurs avec lesquels vous avez partagé reçoivent un courrier électronique contenant tous les commentaires fournis dans cette section.
- Les icônes de partage sont placées directement sur votre fichier/déposé ainsi que sur la liste de l’espace de travail. Les utilisateurs avec qui vous partagez reçoivent des notifications visuelles similaires.
Conseils
- Dans Titres de propriété en ligne, vous pouvez partager à tout moment. Les fichiers partagés avec vous ne sont pas pris en compte dans la limite de 160 fichiers dans votre espace de travail.
- Dans Enregistrement électronique, vous pouvez partager à tout moment. Vous devez partager le dossier avec un avocat de votre cabinet pour l’identifier comme avocat superviseur lors du processus de soumission.
- Dans Dépôt de plan, ajoutez des utilisateurs partagés supplémentaires après avoir soumis le dépôt. Si vous n’êtes pas géomètre, votre dépôt est automatiquement partagé avec le géomètre que vous avez sélectionné dans la liste déroulante Nom du géomètre lors de la création du dépôt.
Annuler ou modifier vos paramètres de partage
À tout moment, vous pouvez revenir à l’écran de partage pour modifier vos paramètres de partage ou arrêter le partage. Vous avez la possibilité de :
- Modifier les autorisations de partage pour chaque utilisateur.
- Ajouter ou supprimer des utilisateurs partagés.
- Modifier les paramètres facultatifs tels que la chronologie et les commentaires.
- Cesser de partager.