Lorsque des documents sont rejetés ou retenus parce qu’ils doivent être corrigés par voie de lettre ou de document, le délai de traitement peut être considérablement rallongé, ce qui entraîne du stress et de la frustration pour toutes les personnes en cause. Les conseils suivants devraient contribuer à faciliter la procédure d’enregistrement.
Nouvelles formules (y compris les formules électroniques)
À compter du 17 décembre 2017, le registraire général a approuvé l’usage de nouvelles versions de toutes les formules des bureaux des titres fonciers. Cette approbation incluait en particulier les versions les plus récentes des formules électroniques (mainlevée, opposition, hypothèque et transfert). Il faut utiliser les versions les plus récentes de toutes les formules. Les formules étant mises à jour selon les besoins, il est important de consulter régulièrement le site Web pour vous assurer que vous utilisez la version la plus récente de toutes les formules. Toutes les références dans le présent document ont trait à ces nouvelles formules.
On peut trouver des versions à jour des formules du régime d’enregistrement des titres fonciers à cette adresse :
https://teranetmanitoba.ca/fr/titres-fonciers/formules-de-titres-fonciers/
Enregistrement électronique
Pour la plupart des clients ordinaires du Bureau des titres fonciers, l’utilisation de l’enregistrement électronique est devenue obligatoire le 3 avril 2018. Cela comprend tous les avocats et les établissements financiers. L’utilisation de l’enregistrement électronique est devenue obligatoire pour les clients qui envoient plus de 10 documents le 20 mars 2020.
On peut trouver des renseignements sur l’enregistrement électronique, y compris sur les exigences régime, à l’adresse suivante :
https://teranetmanitoba.ca/fr/titres-fonciers/ressources-de-formation-en-titres-fonciers/
Recherche de titre actualisée
Il est judicieux d’effectuer une recherche de titre actualisée avant l’enregistrement de documents. Cela aide à éviter l’enregistrement de documents qui n’ont pas été assujettis à toutes les charges, qui contiennent des descriptions légales inexactes ou qui n’indiquent pas les propriétaires inscrits actuels. Une autre astuce utile consiste à copier et coller les renseignements directement de l’état de titre actuel dans les formules pour éviter les erreurs de transcription.
Lecture d’épreuves des documents
Une lecture d’épreuves est essentielle et aidera à éviter des erreurs fréquentes telles que les erreurs typographiques, les charges non indiquées, les signatures manquantes, les dates manquantes et les descriptions légales inexactes.
Ampliations de titres
Si une ampliation de certificat de titre a été délivrée et est toujours en circulation, il faut en rendre compte lorsque les documents sont envoyés par les propriétaires inscrits du bien-fonds visé par le titre ou en leur nom. Si une ampliation de titre est en circulation, un affidavit de perte de titre ou un affidavit de destruction de titre doit accompagner l’opération. Consulter la section Ampliations de titres pour en savoir plus.